Terms
注册办事处服务条款和条件
释义
在这些提供注册办事处服务的条款和条件(“条款”)中,以下词语应具有以下含义:
“关联方”就任何个人或实体而言,是指控制该个人或实体、受该个人或实体控制,或与该个人或实体受共同控制的任何其他个人或实体;
“协议”是指第一部分“公司注册清单”和第二部分“客户尽调表格”,本条款附于该等文件并构成其组成部分;
“章程”是指公司不时生效的组织章程大纲及章程细则;
“公司”是指协议中列明的公司;
“董事”是指公司不时在任的董事;
“收费表”是指 ICS 发布并不时生效的注册办事处设施及相关服务收费表;“费用报价”是指 ICS 或关联方向公司或关联方提供的费用报价;
“ICS”是指 ICS Corporate Services Group Inc. 及其任何关联方;
“法律”是指管辖公司设立及公司治理的法律;
“股东”是指公司不时登记在册的股东;
“高管”是指公司不时在任的高管;
“注册机构”是指公司注册处处长或公司的其他相关主管机构。
文件、登记册、记录及信息
公司应立即向 ICS 转发以下文件的原件、一式多份的原件或复印件以及附件(如有):
(a) 与公司股票发行有关的任何发行材料(无论如何称呼);
(b) 董事会议和股东会议(包括委员会会议和类别会议)的通知和会议记录;
(c) 董事或股东通过的书面决议(包括委员会决议和集体决议);
(d) 各董事同意担任公司董事的信件;
(e) 董事或高管的辞职信;
(f) 股份转让表及已注销的股票证书(如股东名册由 ICS 保存);
(g) 授权一人或多人代表公司行事的授权书或其他文件(无论如何称呼);
(h) 公司签署的构成对其任何财产的抵押、押记或其他担保权益(无论如何称呼)的文件(复印件而非原件);
(i) 编制的与公司有关的财务报表(如有);
(j) 公司向任何政府或监管机构提交的所有通知和其他文件的副本;以及
(k) 公司的任何其他记录和基础文件(包括但不限于其账目(如有))。
除上述文件外,公司还应保存以下记录:
(a) 足以显示和解释公司的交易;和
(b) 能够随时合理准确地确定公司的财务状况。
公司应将其记录和相关文件保留至少五 (5) 年,自以下日期起计算:
(a) 与记录和相关文件相关的交易完成;或者
(b) 公司终止与记录和基础文件相关的业务关系,为此目的,“业务关系”是指公司与与公司有业务往来的一名或多名人员之间的持续安排,无论是一次性的、定期的、惯常的还是定期的;
或法律另有规定。
根据法律要求保存的公司记录应保存:
(a) 以书面形式;和
(b) 全部或部分作为电子记录。
如果任何此类记录保存在 ICS 办公室以外的地方,公司应向 ICS 提供记录保存地点的实际地址的书面记录。如果保存这些记录的地点发生变更,公司应在地点变更后十四 (14) 天内向 ICS 提供记录新地点的实际地址。
如果 ICS 仅保留股东名册副本,公司同意在该名册发生任何变更后五 (5) 天内以书面形式通知 ICS 该变更。如果保存股东名册原件的地点发生变化,公司应在地点变更后十四 (14) 天内向 ICS 提供记录新地点的实际地址。
如果 ICS 仅保留董事(和高管)名册副本,公司同意在董事(和高管)名册发生任何变更后五 (5) 天内,以书面形式通知 ICS 该变更。如果董事(和高管)原始登记册的保存地点发生变化,公司应在地点变更后十四 (14) 天内向 ICS 提供记录新位置的实际地址。
公司应根据 ICS 不时提出的要求立即提供以下信息:
(a) 公司业务性质和资金来源的书面说明以及实际和预期营业额的说明;
(b) ICS 满意的证据,证明以下人员的身份和参考信息:(i) 公司的每位股东和主要实益拥有人按适用法律规定的水平持有公司权益或对公司资产拥有主要控制权;(ii) 公司董事;(iii) ICS 根据其指示可以就公司行事的任何人;和
(c) ICS 可能不时合理要求的与公司、其董事、股东或活动有关的其他信息和文件,包括与根据下段所采取的步骤有关的信息和文件。
为了 ICS 的利益,公司应采取一切合理措施,确保通过公司的所有资本资金和其他资金不代表任何非法活动的收益,并且公司不从事任何非法活动。
如果 ICS 根据其合理判断认为这样做不适当或非法,则可以拒绝履行其在本协议下的义务。
承诺事项
公司应立即向 ICS 提供 ICS 要求的所有此类信息、文件和指示,以履行其在本协议项下的义务。此外,公司应立即通知 ICS 公司的任何公司行动或变更,并及时向 ICS 提供与之相关或 ICS 不时要求的所有此类信息和文件,以协助公司遵守适用法律规定的义务。
ICS 须遵守某些反洗钱义务和反恐融资义务(统称为“AML/CFT 义务”),这些义务要求实施和维护某些合规程序,包括客户识别和验证程序、对业务关系的持续监控和测试、可疑活动的内部报告程序、内部审计程序和记录保存程序。公司应立即向 ICS 提供 ICS 不时要求的所有此类信息和文件,以便遵守因 ICS 向公司提供服务而产生的 AML/CFT 义务。
公司应确保由公司或代表公司向 ICS 交付的所有信息和文件,以允许 ICS 向第三方提供任何类型的报告或向第三方进行任何类型的备案,并且这些信息和文件将及时提供,且在所有重大方面都是准确和完整的,ICS 有权依赖所有此类信息和文件的材料准确性和完整性,并且不对公司未能及时提供此类信息和文件承担责任。
非独家服务
ICS 应有权向其认为合适的任何其他人或个人提供类似性质的服务,无论是为了自己的利益还是为任何其他人的利益。
ICS 或与 ICS 相关的任何公司、合伙企业或其他个人均不因根据本协议任命 ICS 或因公司与 ICS(或任何联营公司)进行的任何交易而对 ICS(或任何联营公司)因任何此类交易而产生的任何利润(无论是否披露)向公司负责。
费用
如果 ICS 成立了公司,则 ICS 应有权收取根据本协议签订之日有效的收费表或收到的任何费用报价开具发票后应立即支付的成立费。
ICS 应有权收取每年 1 月 1 日之前根据开具相关费用发票时有效的收费表预先支付的提供公司注册办事处的费用。
ICS 有权收取收费表中规定的提供其他相关服务的费用,并根据提供此类服务时有效的收费表开具发票后立即支付。
如果公司注册办事处发生非本协议条款规定的转让,ICS 有权收取合理费用(“退出费”)。退出费和在转让之日欠 ICS 的任何其他款项仍应属于公司债务,ICS 有权向公司或其任何联营公司强制执行。
如果 ICS 被要求提供本协议中未涵盖的任何服务,除非另有约定,否则应按当时适用的固定费率收取此类服务的费用,或者,如果不适用或更高,则按当时适用的由其高管和/或员工在执行此类服务时产生的时间费用。
根据本协议应付给 ICS 的所有费用、开支及代垫款均应扣除任何税费或附加费。
双方同意,公司应付给 ICS 的费用、开支及代垫款应由 ICS 开具发票并及时支付给 ICS。
ICS 有权向公司追回 ICS 代表公司或以其他方式在履行本协议项下的服务过程中适当产生或支付的所有费用和支出(包括支付给注册机构的备案和注册费、信使和快递费用、传真、文字处理、打印、邮资、复印、扫描、电话费、员工加班费(如因公司特殊需要)和其他类似成本和开支)。有关费率和我们收取这些费用的方式的更多详细信息,请垂询。
ICS 从公司收到的任何法律建议或服务请求,以及从注册办事处收到的文件或与注册办事处收到的文件(包括但不限于法定登记册的更新)相关的任何法律问题或所需协助(由 ICS 确定),均应提交给 ICS 不时指定的律师(“律师”),公司同意立即解决由此产生的律师费用和支出,并按照律师费收取当时有效的费率以及业务条款和条件。
当公司有未偿债务或公司不遵守反洗钱法律和法规(每种情况均由 ICS 确定)时,ICS 保留不向任何许可或监管机构(如适用)支付任何年度许可费的权利。
终止
ICS 有权根据本协议单方面终止其任命:
(a) 至少提前三 (3) 个月向公司发出通知;或者
(b) 如果 (i) 公司违反其在本协议项下的义务,则至少提前十五 (15) 天通知公司;(ii) 公司未能满足 ICS 的任何内部政策和要求;和/或 (iii) 公司、其活动、其任何高管、负责人、受益所有人或代理人不符合 ICS 风险因素参数;或者
(c) 在一项交易或一系列交易中将超过 50%的公司股份转让给一个或多个新股东;或者
(d) 任命一名或多名新董事且占董事会成员比例超过 50% 时;或
(e) 公司未能提供法律规定或主管当局要求的 ICS 信息或材料,以履行其作为企业服务提供商的义务或 ICS 所担任的其他角色,包括但不限于反洗钱法案/法规、自动信息交换法案/法规、经济实质法案/法规、最终受益人所有权合规相关法案/法规所要求的信息或材料。
公司可以根据协议终止 ICS 的任命:
(a) 至少提前三 (3) 个月向 ICS 发出通知;或者
(b) 如果 ICS 违反了其在本协议下的义务,并且未能在收到公司要求其这样做的通知后三十 (30) 天内纠正此类违约行为,则应至少提前三十 (30) 天通知 ICS。
尽管有上述规定,ICS 任命的任何终止均不影响协议双方的任何先前责任。ICS 应有权收取截至终止之日应计的所有费用和其他款项,无论终止如何影响,无论是根据本协议还是其他方式。
ICS 有权单方面向注册机构发出通知,告知其不再提供公司的注册办事处。
ICS 有权就提交上一段中的通知收取合理费用,并有权审查和准备公司文件以转移到新的注册办事处。
在其任命终止时,以及在公司或代表公司支付因 ICS 或任何关联方而产生的任何未付费用、成本和开支后,ICS 应将其所拥有或控制的登记簿、会议记录簿和其他公司记录交付或促使交付给公司,或按照公司的指示交付给公司,并应促使其或任何关联方向公司提供的任何高管或董事辞职。
法律行动
除非以书面形式明确同意,否则 ICS 无需代表公司采取任何法律行动。在任何情况下,ICS 均不得采取任何此类行动,除非其及其董事、高管、授权签字人、员工和关联方就成本和责任获得充分赔偿并获得合理满意的报酬。
指示与信赖
在履行其职责时,ICS 有权依赖公司董事或其他高管或授权签字人或公司指定的任何法律顾问、经理或行政人员发出或声称发出的指示。
责任、赔偿与免责
ICS 不对公司在任何时候因任何原因遭受或发生的任何损害、损失、索赔、诉讼、要求、责任、成本或开支承担责任,除非是由于 ICS 自身的实际欺诈或故意违约造成的。
公司应(在全额赔偿的基础上)赔偿 ICS(为自己、为信托以及作为下述其他受偿人利益的代理人)、其继任者和受让人及其各自的现任和未来董事、高管、员工、代理人和合作伙伴(统称为“受偿人”)以及他们每个人(视情况而定)免受所有责任、义务、损失、损害、处罚、诉讼、法律程序、索赔、判决、他们或他们中的任何人可能因本协议或因履行本协议或因履行本协议项下的服务或因公司在其业务过程中开展的任何活动而产生或受到的任何种类的要求、成本、开支或支出(包括法律费用和支出),除非该等情况是由于相关受偿人的实际欺诈或故意违约造成的,并且本赔偿应明确适用于任何此类人现有或未来的利益。本赔偿条款在协议终止后仍然有效。除非有管辖权的法院作出这样的裁决,否则不得认定任何人犯有本协议项下的实际欺诈或故意违约行为。
如果有管辖权的法院判决 ICS 对本协议中提及的任何损害、损失、索赔、诉讼、要求、责任、费用或开支负责,公司特此同意并确认,ICS 仅负责退还最多十 (10) 倍从公司收到的、全额和最终解决的上述判决费用。
不可抗力
ICS 对于因超出其合理控制范围的原因而延迟或未能履行本条款规定的义务不承担任何责任。此类原因包括但不限于火灾、洪水、飓风、流行病、热带风暴、台风、天灾、任何政府或超国家当局的行为和法规、战争、骚乱、罢工、停工和劳资纠纷。
其他条款
未经另一方书面同意,任何一方不得转让本协议,但 ICS 可以将本协议的利益和/或负担转让给相关实体,作为任何集团重组的一部分。
本协议不构成公司与 ICS 之间的合作伙伴关系。
在不影响上述“费用”部分第七段的情况下,ICS 可以自费将其根据本协议履行的全部或任何服务委托给任何关联方。
本协议可由协议双方签署副本,每份副本在签署和交付时均应为原件,所有此类副本应共同构成一份同一份文书。
ICS 没有义务就 ICS 代表公司持有的任何款项而收到的任何利息向公司作出说明。
公司的受监管活动
如果公司的活动需要任何适用的许可或监管机构的监管、注册、认可、批准、监督(如适用),ICS 将不负责验证和/或提供建议。
公司全权负责核实其是否遵守可能适用于其及其活动的任何立法、法规、法律等。公司还负责就其活动的潜在监管、注册、认可、批准、监督(如适用)聘请法律顾问。
如果公司的活动需要对其活动进行任何形式的监管、注册、认可、批准、监督(如适用),ICS 可能需要将其发现的任何违规行为通知任何适用的许可或监管机构。公司不会因 ICS 披露任何潜在的违反任何许可或监管机构的行为而对 ICS 采取任何行动和/或追究其责任。
保密
公司与 ICS(统称“双方”)同意,任何一方均不得在任何时候向任何其他人披露并应将其因根据本条款和条件与另一方建立关系而获得的与另一方的业务、财务或其他事项有关的任何信息视为机密,除非该信息现在或曾经是:
(a) 接收者已知;
(b) 在公共领域或成为公众所知,除非是由于披露方未经授权或不当行为造成的;
(c) 根据任何法院、法庭或同等司法机构的任何法律或命令的要求,或根据任何中央银行、政府、监管机构或其他监管机构或税务机构的任何指示、请求或要求(无论是否具有法律效力)进行披露;
(d) 出于商业目的向关联方、专业顾问、服务提供商或代理披露,这些关联方、专业顾问、服务提供商或代理是由一方出于审计、内部风险和合规管理以及营销目的而聘请的,这些关联方、专业顾问、服务提供商或代理在保密义务下接收此类信息;
(e) 由有权披露此类信息且对另一方不承担此类信息保密义务的第三方提供;或者
(f) 经另一方同意披露。
双方应确保向另一方提供的与披露方的任何负责人、关联方、股东、董事、高管、雇员和代理人(“第三方”)有关的任何机密信息均已且已获得相关第三方的同意和接受,披露方将负责获取这些信息,并被视为已理解和依赖。
适用法律与管辖权
本协议受英属维尔京群岛法律管辖并应根据英属维尔京群岛法律解释;联系人服务应根据开曼群岛法律解释。
本协议各方不可撤销地同意,英属维尔京群岛法院拥有审理和裁决任何因本协议引起或与本协议相关的诉讼、行动或法律程序的专属管辖权,并解决任何争议,并为此目的不可撤销地服从此类法院的专属管辖权。
可分割性
如果本协议的任何条款被任何有管辖权的法院或行政机构认定为无效或不可执行,则此类无效或不可执行不应影响本协议的其他条款,这些条款仍具有完全效力。
如果本协议的任何条款被发现无效或不可执行,但如果修改该条款的某些部分,则该条款将有效或可执行,则相关条款应在进行必要的修改后适用,以使其有效。
反贿赂
ICS 制定了与贿赂和腐败相关的政策和程序。ICS 不会代表公司或以其他方式:(a) 向任何公职人员支付任何款项、要约或承诺支付金钱或任何有价物品,以影响该公职人员的行为或决定,或确保从该公职人员处获得不正当利益;(b) 向任何其他人或实体支付金钱或任何有价物品,如果此类付款、要约或承诺是为了影响或确保任何不正当利益;(c) 进行任何会导致违反适用于 ICS 的任何反贿赂立法的活动。
变更
公司承认并同意 ICS 可以自行决定随时不时更改、改变、改编、添加或删除这些条款的部分内容(包括收费表),并且如果 ICS 这样做,ICS 将在其网站 (www.icscs.com) 上发布任何此类更改,并注明这些条款的生效日期。当前版本的条款和收费表也可根据要求提供。公司在任何此类更改后继续使用 ICS 服务应被视为并构成公司接受这些更改,并且公司承认并同意始终受当前版本条款的约束,并且除非当前版本条款中另有说明,否则所有先前版本均应由当前版本取代。
附表
由 ICS Corporate Services 提供的注册办事处服务
会议记录簿
ICS 应在注册办事处保存一份会议记录簿(以电子形式和/或硬拷贝),其中包含与公司有关的以下文件和信息:
1. 公司注册证书;
2. 备忘录和章程细则;
3. 注册办事处不时收到的本条款“文件、登记册、记录和信息”部分第一段中提到的文件;
4. 根据下文“公司登记册”部分保存的登记册。
公司登记册
ICS 应在注册办事处保存(以电子形式和/或硬拷贝):
1. 具体影响公司财产的费用登记册,其中包含公司授予的任何抵押或其他形式担保的全部详情;
2. 股东名册正本(除非公司选择或规定在其他地方保存,并已书面通知 ICS 此项选择,在这种情况下,ICS 应保留一份股东名册副本),其中包含每位股东的姓名和地址、持有的股份数量、股份是否已缴足、分配给每股股份的序列号(如果有)、发行日期、转让日期以及股份受让者。未经公司事先同意,该登记册不得公开供公众查阅;和
3. 董事(和高管)名册原件(除非公司已选择或规定将其保存在其他地方,并已以书面形式通知 ICS 此项选择,在这种情况下,ICS 应保留一份董事(和高管)名册副本),其中包含每位董事(和高管)的姓名和地址、任命日期和辞职日期。未经公司事先同意,该登记册不得公开供公众查阅。
备案程序
在收到公司的相关文件(包括任何相关决议)、信息和指示后,ICS 应确保因下列情况而产生的任何备案和登记手续得到遵守:
1. 董事(或高管)变更;
2. 公司名称变更;
3. 章程的修改;
4. 法定股本或法定股份上限的变更;
5. 注册办事处地点变更。
如果公司的活动受到任何适用法律的监管,ICS 将根据与公司的协议,并在法律允许的范围内协助公司遵守由此产生的任何备案或付款义务。
根据以下段落的规定,ICS 应代表公司不时向注册机构支付与根据本节第一段提出的任何备案相关的费用以及向适用的政府机构或其他实体支付年度许可费时的费用。
ICS 可能要求首先存入资金,以履行其可能代表公司履行的任何付款义务,特别是,应要求在代表公司向其他实体的适用政府机构支付年度许可费之前存入资金。
公司秘书
如果 ICS 已书面同意担任公司秘书或助理秘书,或从其人员或 ICS 人员中聘用一人担任公司秘书或助理秘书,则该人员应根据要求以公司高管身份,认证保存在公司会议记录簿中的公司文件副本,但不得以此身份代表公司开展实质性活动(包括但不限于代表公司签署文件)。
联系人
在适用的范围内,对于在开曼群岛注册成立的实体(此类实体,“相关实体”),ICS Corporate Services (Cayman) Limited(“ICS Cayman”)经双方书面同意并由相关实体向 ICS 支付额外费用后,可担任联系人(定义见开曼群岛《实益所有权透明度法案》(修订版)第 12(4)(c) 条)。当 ICS Cayman 担任此类角色时,相关实体应向 ICS Cayman 提供足够的信息和材料,以便根据 BOT 法识别可登记受益所有人(“受益所有权信息”)或获取此类受益所有权信息,以便 ICS Cayman 能够履行 BOT 法第 12(8) 条规定的法定义务。ICS Cayman 作为联系人时,没有义务以任何方式核实应主管当局要求向其提供的受益所有权信息,相关实体应确保其完整性和准确性。
印章
如果公司有此要求,ICS 应在注册办事处保留公司印章(如有),并根据适用法律在注册办事处至少保留一份印章副本。